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财务处报销常见问题一问一答
发布时间：2024年10月08日 发布人：财务处 来源： 点击数：
财务处
常见问题一问一答汇总
1、问:一张发票从多个项目里报销，怎么填报？
答:可以单独写说明总金额是多少，分别从哪个项目中报销多少钱，并签字上传附件。
2、问:支付时对方无法使用公务卡怎么办？
答:付款时如遇付款方式选择页面公务卡一行是灰色的，截图保存作为佐证。
3、问:从外面零星采购的实验用品，分批采购，付款，统一开具发票，时间跨度大如何报销？
答：需要把每次支付的付款截图保留，如果无法用公务卡支付，提供无法支付的材料，然后写说明由单位负责制签字盖章。
4、问：学生活动学生购买的活动费没有用公务卡支付，如何处理？
答：由负责组织活动的老师写为什么不能用公务卡支付的说明，负责人签字盖章外，以后再有类似情况，可以用组织活动辅导员的公务卡进行支付，跟学生沟通好避免用别的支付方式。
5、问：发放性质的单据提交后，过段时间找不到了怎么办?
答：从单据登记簿进入后把时间段中开始时间调整到填写单据时间之前。
6、问:报销时，发票金额大于实际支付金额时怎么办？
答：请按实际支付金额填写。
7、如何查看网报单据的目前的审核结点？
答：在报销单或者单据登记簿页面的“审核流程”中查看。
8、网报单据退回的原因在哪里可以看到？
答：在退回单据的“审核日志”中查看。
9、如原始发票丢失，还能报销吗？
答：从外单位取得的原始发票如有遗失，应取得发票记账联或存根联复印并加盖印章，由经办人写明原因和情况并签字，经部门或单位负责人、主管校领导、主管财务校领导批准后，可代作原始凭证报销。
10、测试化验加工费报销需要什么附件？
答：测试加工费除发票外，还应提供测试明细或证明。一万元以上提供合同。
11、图书出版费三万以上需要盖合同章吗？
答：需要。先填好用章审批表，并盖合同章。
12、购买图书多大金额需要入固定资产？
答：购买图书不分金额大小，都需要入固定资产。
13、网报时无法上传附件怎么办？
答：网报上传附件应在未保存之前上传，如已经保存了，点击修改按钮后可上传附件。
14.问：预算系统中项目申报模块，《项目预算申请表》中政策依据怎么填？
答：首选是对口的省级文件，其次是校内文件，最后是部门工作计划性质的文件，主要说明申请资金的依据。
15.问：预算系统中项目申报模块，《项目预算申请表》申报金额、批复金额和资金需求怎么填写？
答：申报金额请写明需要的数量金额；批复资金申请部门不需要填写；资金需求需要说明资金大体需求和大体使用规划即可，总体金额应与申报金额总数相等。
16.问：预算系统中项目申报模块，《绩效目标表》中成本指标如何填写？
答：成本指标是指项目产出服务或者产品的成本。可以填报单项成本、单位成本或者总成本，要具体可衡量性。
17、使用科研经费组织、参加会议如何报销？
科研经费的资金预算中可以安排与项目实施相关的学术研讨、咨询以及协调项目研究工作等活动而发生的会议，相关费用可以由会议费预算中支出，在“经费报销单”入口进行报销。
报销需提供作为附件的原始材料：
1. 会议通知（包含会议主题、召开时间、地点等信息）；
2. 加盖所在单位公章的参会人员签到表；
3. 加盖活动举办场所公章的相关费用明细表；
4. 相关发票。
参会人员超过20人以上报销时，还需附二级单位或科研处的会议审批手续）。
报销程序：
1. 登录财务报销系统；
2. 依次点击“网上报销”“经费报销单”，填写“经费报销单”“结算方式”“预算指标”，提交附件（具体包括会议通知，参会人员签到表，相关费用明细表，住宿费、会议室租用费等相关发票，以及相关说明等材料）；
3. 点击“保存”，“送审”，等待审核；
4. 登录财务系统，依次点击“网上报销”“单据查询”，查看“单据状态”，“单据状态”为“审核完成”时方可打印单据；
5. 单据打印完成后，将原始票据粘贴在“廊坊师范学院票据粘贴单”上，需填写发票张数、发票金额，经办人签字；
6. 将经费报销单据以及相关说明等原始材料提交财务处。
18、什么是设备费？采购设备有哪些注意事项？
设备费是指在项目实施过程中购置或试制专用仪器设备、对现有仪器设备进行升级改造，以及租赁外单位仪器设备而发生的费用；与专用设备同时购置并与之配套的备品备件，纳入设备费列支。
单台件/批量价格在800元以下的物品以及单独购置的相关备品备件，不属于设备费支出范围，这些费用应从材料费支出。
（一）价格在800元（含）以上的设备购置流程：
1.使用设备费购置相关设备（即设备单台件/批量价格在800元（含）以上的设备）前，应填写《科研经费购买仪器/设备备案表》（http://www.lfnu.edu.cn/kyc/col/1387274230937/index.htm）一式4份，项目负责人、科研处、财务处和国有资产管理部门各留存一份；
2.单台件/批量价格超过1万元（含）的设备采购需要签订合同；
3.单台件/批量价格超过2万元（含），还需要二级单位组织相关专家对所购买的仪器设备进行论证；
4.超过10万元（含）的科研仪器设备走招投标程序。
5.设备单台件/批量价格在800元（含）以上需固定资产入库：采购设备到货后，登入学校国资管理系统http://192.168.79.39/ZCGL/，根据提示完成资产录入，填写完成后提交，待国资处审批通过后，打印《国有资产验收单》，国资处盖章，完成入库。
（二）价格在800元（含）以上的设备购置费用报销须提供的材料：
1.《科研经费购买仪器/设备备案表》；
2.设备采购需要签订合同（价格超过1万元（含）时提供）；
3.仪器设备采购论证报告（价格超过2万元（含）时提供）；
4.政府采购（招投标）相关手续（价格超过10万元（含）时提供）。
19、版面费能够报销吗？
国家社科基金、教育部人文社科项目及省社科基金项目不能报销版面费。
其他科研项目中如预算中类列有版面费：
中文论文版面费报销，需提供已发表的全文或编辑部录用通知；
使用外汇付款的支出，需有金融机构出具的付款汇款证明，取得的国外发票或收据，必须翻译成中文，并由翻译人签字。
润色费以及与润色费相类似的论文修改完善费不予报销。
四、科研经费中的测试化验加工费指什么？测试化验加工费如何报销？
科研经费中的测试化验加工费指在课题研究开发过程中支付给外单位的检验、测试、化验及加工等费用。
“测试化验加工费”报销时需要提供的资料：
1. 含有测试明细的发票；
2. 未含明细的发票，需提供测试化验加工单位出具的测试明细。
3. 金额超过1万元（含）的，需提供测试化验加工合同；
4. 金额10万元（含）以上的，除附合同外，还需履行政府招标程序。
20、科研经费中的材料费指什么？材料费如何报销？
科研经费中的材料费指在课题研究开发过程中消耗的各种原材料、辅助材料等低值易耗品的采购、运输、装卸、整理；以及实验材料、标本、样品采集加工费，试剂、药品等消耗性物品购置等费用。
报销须提供：
1. 含有商品明细的发票；
2. 发票上未含明细的，需出具所购物品明细，并加盖供应商财务专用章或发票专用章或者订单但截图；
3. 一次性或一批采购金额在1万元（含）以上的，需附采购合同；
4. 一次性或一批采购金额10万元（含）以上的，除附采购合同外，还需履行政府招标程序。
21、印刷出版费、书籍购买费等相关费用的报销？
科研经费预算中设置了“印刷出版/文献/信息传播/知识产权事务费”科目（国社科项目最终成果不允许报销印刷出版费，省社科项目的阶段成果和最终成果均不可报销印刷出版费），该科目经费用于在项目实施过程中，需要支付的印刷出版费、书籍购买费、图书资料费、专用软件购置费、文献检索费、专业通讯费、专利申请与维护及其他知识产权事务（限职务发明）等费用。
报销需提供的原始材料：
1. 原始发票；
2. 出版费需提供出版协议或合同、录用证明和封面、目录复印件；
3. 知识产权事务费需提供协议或合同；
4. 书籍购买费需附明细单（网购物品需要提供订单截图）、《国资入库单》；
5. 资料费报销须在发票上写清楚资料的名称、数量、单位，如发票未写明须附清单。
6. 专用软件只购买的使用权可以不入国资；购买所有权需要入国资，报销时提供《国资入库单》。
22、科研经费中差旅费如何报销？
科研差旅费是指在项目研究过程中开展科学实验（试验）、科学考察、业务调研、学术交流等所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。
科研差旅费应通过网上进行审批报销。
报销需提交的原始材料：
1. 规范填写审批的《出差审批单》。
《出差审批单》中“行程安排”栏应据实完整填写，原则上出发地和最终返回地都应该是廊坊，中间如有中转也应据实填写；
《出差审批单》所列行程必须与拟报销的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费等原始凭证相一致，如有不一致，须在《审批表》中“需说明的事项”一栏中予以说明，并经所在单位（项目）负责人（或主管领导）签字同意）。
2. 原始单据：交通费票据（火车票、汽车票、飞机票、船票）、住宿费发票等。
特殊情况说明：
1. 租用车辆到外地出差的差旅费报销
租用车辆公务外出一般仅限于公共交通不便，或团队出行等特殊情况下使用，租车发生的相关费用一事一报。租用车辆公务外出需在《出差审批单》中予以注明，报销需提供《出差审批单》和车辆租用协议。
公务外出选择租用车辆须在学校统一招标的供应商中选择，且须签订车辆租用协议。
租车发生的相关费指车辆租赁费、燃油费、过路费、停车费，且应与行车路线、行车里数、费用额度相吻合。租用车辆出差不再报销市内交通费，并不再发放市内交通补贴。
2. 没有住宿发票时，提供出差人签字的情况说明，可报销出差补贴，但不予报销住宿费。
3. 差旅费报销中领取交通补助的情况下，不再报销出差地的市内交通费用。
4. 廊坊市内出租车费用，注明具体行程和事项，可以在差旅费报销。
5. 科研因公到廊坊意外出差，可以使用滴滴打车，但报销是需提供订单行程截图。
23、科研经费中差旅费如何报销？
科研差旅费是指在项目研究过程中开展科学实验（试验）、科学考察、业务调研、学术交流等所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。
科研差旅费应通过网上进行审批报销。
报销需提交的原始材料：
1. 规范填写审批的《出差审批单》。
《出差审批单》中“行程安排”栏应据实完整填写，原则上出发地和最终返回地都应该是廊坊，中间如有中转也应据实填写；
《出差审批单》所列行程必须与拟报销的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费等原始凭证相一致，如有不一致，须在《审批表》中“需说明的事项”一栏中予以说明，并经所在单位（项目）负责人签字同意。
2. 原始单据：交通费票据（火车票、汽车票、飞机票、船票）、住宿费发票等。
特殊情况说明：
1. 租用车辆到外地出差的差旅费报销
租用车辆公务外出一般仅限于公共交通不便，或团队出行等特殊情况下使用，租车发生的相关费用一事一报。租用车辆公务外出需在《出差审批单》中予以注明，报销需提供《出差审批单》和车辆租用协议。
公务外出选择租用车辆须在学校统一招标的供应商中选择，且须签订车辆租用协议。
租车发生的相关费指车辆租赁费、燃油费、过路费、停车费，且应与行车路线、行车里数、费用额度相吻合。租用车辆出差不再报销市内交通费，并不再发放市内交通补贴。
2. 没有住宿发票时，提供出差人签字的情况说明，可报销出差补贴，但不予报销住宿费。
3. 差旅费报销中领取交通补助的情况下，不再报销出差地的市内交通费用。
4. 廊坊市内出租车费用，注明具体行程和事项，可以在差旅费报销。
5. 科研因公到廊坊以外出差，可以使用滴滴打车，但报销是需提供订单行程截图。
24、通过“其他收入申报”入口进行报销的程序？
本入口用于发放对象为我校在职教职工的“劳务费/专家咨询费、绩效支出”的费用报销。
1. 进入财务系统，点击其他薪资收入→其他收入申报。
2. 填写表头部分
1）上报部门：校内科研项目经费的报销，需选择科研处；外科研项目的经费报销，请选择个人所在的部门单位。
2）摘要：填写本次劳务费/专家咨询费、绩效支出发放的事由；
3）结算方式：根据支付情况选择“网银（私）”；
3. 填写“明细数据”“预算指标”选项卡：
1）税前发放：选择“是”；
2）明细数据：所有*号部分必填。可以通过姓名下拉菜单选择发放对象，并补齐相关数据；也可以通过导出模板文件，填写相关信息并导入；
3）预算指标：选择该笔经费所使用的科研项目指标；
4. 上传附件、保存、提交：
如有特殊说明情况，可在此提交。
5. 查询与纸件提交：
1）登录财务系统；
2）依次点击“其他薪资收入”→“单据登记簿”，查看“单据状态”，“单据状态”为“审核完成”时方可打印单据；
3）打印完成后，连同附件交到财务处。
4）将经费报销单据以及相关说明材料等原始凭证提交至财务处。
25、通过“经费报销单”入口进行报销的程序?
通过本入口可以报销设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、印刷出版/文献/信息传播/知识产权事务费、图书资料费、数据采集费以及组织学术会议相关费用等。
1. 进入财务系统，点击网上报销→经费报销单；
2. 填写表头部分
1）部门：校内科研项目经费的报销，需选择科研处；外来科研项目的经费报销，请选择个人所在的部门单位。
2）项目：点击选择按钮，选择本次报销使用经费的项目；
3）报销事由：按照报销情况如实填写（一般应体现报销经费所属科目，例如：“化学试剂材料”、“调查问卷印刷费”）；
4）是否西区：选填“是”或“否”。
3. 其他选项卡：
1）经费报销单：如实填写报销内容、报销金额，备注选填；
2）结算方式：根据支付情况选择以下方式其中之一：公务卡、网银（公）、网银（私）、冲销借款；
3）预算指标；选择本次报销使用的项目中相应的预算指标；
4. 附件：
报销不同科目经费需提交的附件内容部门，具体详细要求另行介绍，一般包含如下内容：
设备费：《购买设备申请备案表》《设备入库单》等；
材料费：所购材料明细等；
测试化验加工费：测试协议等；
燃料动力费：汽油费在差旅费中报销，不在此处报销。
印刷出版/文献/信息传播/知识产权事务费、图书资料费、数据采集费：提交相关说明或支撑材料，图书须上传入库单。
点击“保存”→“送审”。
5. 查询与提交：
1）登录财务系统；
2）依次点击“网上报销”→“单据查询”，查看“单据状态”，“单据状态”为“审核完成”时方可打印单据；
3）打印完成后，将“经费报销票据”粘贴在“廊坊师范学院经费票据粘贴单”上，需填写发票张数、发票金额，经办人签字。附件附在粘贴单后面；
4）将经费报销单据以及相关说明材料等原始凭证提交至财务处。
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26、通过“差旅费报销单”入口进行报销的程序？
通过本入口可报销出差、（外出参加）会议、培训（进修）事项、考察、学习等包含公务外出的相关费用。组织学术会议从“经费报销单”入口报销。
1. 进入财务系统，点击网上报销→差旅费报销单；
2. 填写表头部分
1）出差人：为此次出差人员（多人据实依次填写）；
2）项目：点击选择按钮，选择本次报销使用经费所属的项目；
3）出差事由：如实填写出差地、所到单位及所办事项（如：“赴石家庄省教育厅取材料”、“赴石家庄参加教育厅预算编制培训”）；
4）是否有接待单位安排伙食、是否提供交通工具、出差人是否有主管校领导、出差人是否有部门领导：据实选填“是”或“否”
3. 填写其他选项卡：
1）城市间交通费、住宿费：根据发票内容逐一据实填写（所有*号部分必填）；
2）补助项目：选择填写“其他市内交通补助”和“伙食补助”；
3）其他报销：会务费、培训费、订票费、退票费、机场大巴费、保险费等根据发票据实在此项填写；
租车费（须有车辆租赁合同，并在附件中上传）根据发票据实在此项填写、报销；
4）结算方式：根据支付情况选择以下方式其中之一：公务卡、网银（公）、网银（私）、冲销借款；
5）预算指标：选择本次报销使用的项目中相应的预算指标；
4. 附件：
上传交通费、住宿费、会务费、培训费等原始票据照片，《出差审批单》《会议、培训（进修）审批单》（须有相关领导的签字，并加盖本单位公章），车辆租用合同等相关辅助材料；点击“保存”→“送审”。
5. 查询与提交：
1）登录财务系统；
2）依次点击“网上报销”→“单据查询”，查看“单据状态”，“单据状态”为“审核完成”时方可打印单据；
3）打印生成“廊坊师范学院经费票据粘贴单”，将交通费、住宿费、会务费、培训费等原始票据粘贴在打印的“廊坊师范学院票据粘贴单”上，需填写发票张数、发票金额，经办人签字。
4）将整理好的“廊坊师范学院经费票据粘贴单”与《出差审批单》《会议、培训（进修）审批单》，车辆租用合同等相关辅助材料等原始凭证一并提交至财务处。
27、网上报销一般如何操作？
目前，我校已实施网上报销，经费报销审批的流程已内置于系统中。
经费的报销只需报销经办人登录系统（需在电脑或移动端安装相应程序，具体见财务处网站），填写报销的必要信息，收集、整理、上传报销单据（发票以及必要的说明、证明材料等）即可。
审批经由系统自动分配给相应的审批人员，经办人可以实时看到报销审批的进程；待履行完审批程序后，经办人将报销凭证打印，和报销单据原件一并交财务处（为方便师生，财务处正在筹备设置24小时投递箱）。
财务处将在收到原始凭证后进行账务处理，相关报销费用一般在半个月内打到相应报销人账户中。
科研经费网上报销时，有4个入口：
1）网上报销→差旅费报销单。用以报销“会议/差旅/国际合作与交流费”等包含交通费或住宿费的费用。
2）网上报销→经费报销单。用以报销“设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、印刷出版/文献/信息传播/知识产权事务费、图书资料费、数据采集费”等费用。
3）其他薪资收入→其他收入申报。用以报销发放给我校师生的“劳务费/专家咨询费、绩效支出”的费用
4）其他薪资收入→劳务费申报。用以报销发放给非我校在职人员的“劳务费/专家咨询费、绩效支出”的费用
管理费由科研处执行代扣手续。
科研经费报销时需上传和提交报销原始单据，报销单据是经费报销的原始材料，不同类型（科目）的经费报销对报销单据的要求不同，不同类型（科目）的经费报销单据的具体要求将在今后逐项说明。
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