廊坊师范学院公文处理暂行规定-工作流程-办公室

廊坊师范学院公文处理暂行规定

发布时间：2014年09月30日点击数：

第一章总则

第一条为了进一步提高公文处理工作的效率和质量，使学院的公文处理逐步走上制度化、规范化、科学化的轨道，根据《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》，结合学院实际，特制定本暂行规定。

第二条党委机关公文、学院行政机关公文是党委实施领导和行政管理过程中具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题以及沟通情况的工具。

第三条公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷、

归档在内的一系列衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、精简高效、按照行文机关要求和公文处理规定进行的原则，做到准确、及时、安全、保密，具有较强的指导性、操作性和有效性，注重行文时效；必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密安全。

第五条学院办公室是学院党委、行政公文处理的管理机构，分管并负责指导学院党政公文处理工作，对党政公文有审核、删改、退稿重写、控制行文的权力。

第二章公文的种类

第六条适合学院党政工作的公文主要包括以下几种：

（一）决议：适用于经过会议讨论通过的重要决定事项。

（二）决定：适用于对学院重要事项或重大活动做出安排。

（三）意见：适用于党委或行政对重要问题提出见解和处理办法。

（四）通告：适用于在学院范围内公布应当遵守或周知的事项。

（五）通知：适用于发布院内规章，任免和聘用干部，传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文；批转党委各部门、行政各部门的公文；发布要求各基层党组织、党委各部门、行政各部门、教学教辅单位、群团组织办理、执行或者周知的事项。

（六）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（七）报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。

（八）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

（九）批复：适用于答复基层各单位的请示事项。

（十）规定：适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（十一）函：适用于学院同不相隶属部门之间相互商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求、批准等。

（十二）会议纪要：适用于记载和传达学院党委会、党政联席会、院长办公会或其它重要会议的主要精神和议定事项。

第三章公文格式

第七条学院公文由版头、秘级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印制版记组成。

（一）版头由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字（或者不加“文件”二字，或者加括号标明文件名称组成），用套红大字居中印在文件首页上端。一般性通知、无发文字号的公文不用版头文件。

（二）秘级秘密文件应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，“绝密”、“机密”公文应当表明份数序号。

（三）紧急程度紧急公文应当标明“特急”、“急件”。

（四）发文字号由机关代字、年份、序号组成；联合发文只标主办机关发文字号。

（五）签发人上报的公文应在首页发文字号右侧注明签发人及其姓名，下行文不标签发人及其姓名。

（六）公文标题由发文机关名称，公文主题和文种组成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；标题应在红线下面适当距离处居中印刷。

（七）主送机关是指主要受理公文的机关，主送机关名称应当用全称或规范化简称或者同类型机关的统称，位于正文上方左侧，顶格书写。

（八）正文是公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或主送机关下方。

（九）附件置于文件主体之后，与主件装订在一起，并在正文之后，发文机关署名之前注明附件的名称。

（十一）成文日期一般署会议通过或者领导人签发的日期；联合行文，署最后签发机关领导人签发的日期；特殊情况署印发日期。成文日期应当写明年、月、日，位于正文右下方。

（十二）印章除会议纪要外，上报的和下发的公文都应加盖印章。

（十三）主题词正式文件应按《公文主题词表》标引主题词，主题词标注在文件末页下部，抄送范围上方。

（十四）抄送机关标注在主题词下方位置。除主送机关外，对其他需要了解公文内容的上级机关用“抄报”，同级机关和不相隶属机关用“抄送”，下级机关用“抄发”。

（十五）印制版记由公文印发机关名称，印发日期和份数，位于公文末页下方。

第八条公文使用的汉字按国家规定的标准方案执行，不用不规范的汉字，并从左至右横写、横排；公文字体、字号搭配应力求协调、美观、大方；主副标题及正文的用字要有明显区别，主标题字号一般应为二号小标宋体，副标题的字号应小于正题字、大于或同于正文字；上报的公文，“签发人”用三号仿宋体，签发人姓名用三号楷体字；正文应采用三号仿宋体，“主题词”用三号黑体字，词目用三号小标宋体。

第九条公文用纸规格一般用A4型，

第四章行文规则

第十条行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精，可发可不发的不发，可长可短的要短。

第十一条党委办公室，院长办公室根据党委、院长授权可以代表院党委、院行政行文；党政各职能部门，可以在特定业务范围内以自己的名义行文，但应同时抄送办公室。一般情况下，党政职能部门不得发布指示性公文，必须发文的，经主管领导批准可以由办公室转发。部门之间对有关问题未协商一致，不得各自向下行文。

第十二条向学院党委或行政请示问题，应当一文一事，不应在非请示公文中夹带请示事项。除领导直接交办的事项外，请示应送学院办公室按规定程序处理，不得直接送领导者个人。

第十三条向上级机关的请示、报告，一般不下发，特殊需要时可抄发学院有关部门。

第十四条党政各职能部门未经学院党委、行政领导同意或授权，不得越级向上级党委和行政部门请示重大问题。

第十五条党政各职能部门以学院名义所行公文，应送办公室按规定的程序统一办理，不应直接报送领导阅批，更不要分别报送多位领导阅批。院内各单位需要解决具体业务问题，应直接与学院主管部门联系解决，未经主管部门而越级直接向院领导请示和报告的非紧急事项，不予处理，也不答复。

第十六条办公室对下列情况的公文，视为不符合行文规则或不规范公文，可退回呈报单位：

（一）属于职能部门的工作，在本系统内发文可以解决问题的；

（二）手续不合规定、材料不全，应会签而未履行会签手续的；

（三）文字粗糙、字迹模糊、表意不清、未加盖公章、没有单位主要领导签字的公文。

第五章公文的起草

第十七条党政重要公文的起草，原则上由党委办公室、院长办公室起草，或会同有关部门共同起草，凡属职能部门范围的文稿，由主办部门拟稿，会签。凡部门请求以党委、行政名义行文，应由主办部门拟稿，办公室审核。其中涉及两个以上部门时，由一个主办部门牵头共同起草，由办公室审核。凡由职能部门拟发的公文，公文校对工作由拟文部门负责。

第十八条起草公文应做到：

（一）符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定，完整、准确地体现党委、行政领导的意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）全面、准确地反映客观实际情况，提出的证词、措施切实可行。

（三）情况属实、观点正确、条理清楚、文字精炼、书写工整、标点准确。

（四）必须使用国家法定计量单位。

（五）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数词、词组、惯用语、省略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它应当使用阿拉伯数字。在同一公文中，数字的使用应前后一致。

（六）使用文种合理，格式规范。

第十九条重要公文在酝酿起草、修改、讨论过程中，要注意保密。各种草稿、讨论稿、未定稿，应有更高的保密要求。凡涉有保密事项和内部事项的内容由拟文部门把关。

第二十条公文文稿送领导签发时，应附文稿批审签。

第二十一条公文起草应使用符合存档要求的用纸和书写工具。修改应不压、不过装订线。

第六章公文校核

第二十二条为确保公文质量，主要公文文稿在送学院领导审批或签发之前，均需经办公室进行校核。办公室责成专职人员负责公文校核工作。

第二十三条公文校核的范围

（一）经党委常委会、常委扩大会、党委工作会、院长办公会、院长办公扩大会、党政联席会议通过的决议、决定、意见、建议等文稿；

（二）院党委、院行政联合行文的文稿；

（三）办公室代党委、行政行文的文稿；

（四）由部门起草，需要以党委或党委办公室、院行政或院长办公室名义行文的文稿；

（五）党委或党委办公室、院行政或院长办公室批转或转发下级部门的报告、意见等文稿。

第二十四条公文校核的内容

（一）程序是否符合规定；

（二）是否确需行文，且符合行文规则；

（三）内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神，是否完整准确地体现学院党委或行政的意图，并同现行有关公文相衔接；

（四）所提措施和办法是否切实可行；

（五）人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发范围、主题词是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合本规定；

（六）部门送来要求发文的，是否有部门领导签字或加盖部门印章，应会签的是否已履行会签手续。

第二十五条公文校核的审批程序

（一）公文文稿，应由起草部门根据部门负责人意见送办公室，经核审后由办公室主任确定最后审批的领导。

（二）党政部门代院党委、行政起草的文稿，一般由本部门进行严格的文字把关，需要相关部门会签的要履行会签手续，并附上文稿中涉及的有关资料和简要说明材料，由部门负责人签字或加盖印章后送办公室进行校核。

第二十六条公文文稿中涉及其他部门业务未协调一致时，办公室应将文稿退回起草部门，由起草部门负责协调。文稿如需作较大修改，办公室应当提出书面修改意见，由原起草部门修改。

第二十七条经办公室对公文的草拟稿校核后，分送有关领导审阅、定稿签发或提交有关会议讨论。未经办公室校核而直接向院领导呈送的公文，院领导不予受理。

第七章公文的签发

第二十八条党委公文原则上由院党委书记签发，属于某一方面具体工作的党委公文，由书记原则同意，可以委托副书记签发；行政公文原则上由院长签发，属于某一方面具体工作的行政公文由院长原则同意，可以委托副院长签发。

第二十九条党政联合以党委文件形式发布的公文，由院长签署意见，党委书记签发；属于某一方面具体工作的联合行文，由党委书记、院长原则同意，可以委托主管副书记签发。

第三十条党委办公室代党委所行的重要工作的公文，由党委书记签发；属于某一方面具体工作的党委代行公文，由主管副书记或党委办公室主任签发。院长办公室代行政所行的重要工作的公文，由院长签发；属于某一方面具体工作的行政代行公文，由主管副院长或院长办公室主任签发。

第三十一条办公室代表党委、行政的联合行文，属于全局性重要工作的代行文，由院长签署意见，党委书记签发；属于某一方面具体工作的代行文，由主管副院长或院长办公室主任签署意见，主管副书记或党委办公室主任签发。

第三十二条凡经领导签发的公文，即具有实际效力，不能随意更改。

第八章公文的办理

第三十三条公文的办理分为收文办理和发文办理。收文的办理包括公文的签收、登记、拟办、分发、传阅、承办和催办等程序。发文办理包括公文的核发、登记、确定范围、份数、印制、分发等程序。

第三十四条公文由办公室统一收发，通过会议等途径发给的公文，收文者回单位后应及时交办公室登记处理。

第三十五条需要办理的公文，办公室应根据公文的内容和性质，按照规定程序，提出拟办意见，送领导人批示或交有关部门办理。一般例行公文，由办公室主任签批，转送主办部门承办，重要公文由办公室主任提出拟办意见，呈送领导阅批后，再转送主办部门承办。

第三十六条公文运行要有时限要求，学院领导和阅办部门不得积压公文，承办部门必须在规定日期内办妥，如有特殊原因需要延长时，需及时告知办公室。紧急公文应随到随办。

第三十七条送领导批示或者交有关部门办理的公文，办公室要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。对下发的重要公文，应及时了解和反馈执行情况。

第三十八条办公室在公文正式印发前，对公文的审批手续、文中、落款、附件等进行复核，确定发文字号、分送单位和印制份数。

第三十九条印制公文要认真做好校对、打印或排印工作，要保证质量，做到准确、清晰、整洁、及时、安全、保密。

第四十条党政机关秘密公文，未经发文机关批准或授权，不得自行翻印复印。确因工作需要经批准翻印、复印公文，须按有关规定建立严格的管理、登记制度。

第九章公文立卷、归档和销毁

第四十一条公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和学院有关规定，及时将公文定稿、草拟稿、领导签发稿和有关材料整理立卷。

第四十二条公文立卷，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

第四十三条联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。

第四十四条案卷应当确定保管期限，按照学院有关规定定期向综合档案科移交，各单位和个人不得保存应当归档的公文。

第四十五条没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管院领导批准，可以定期销毁。

第十章附则

第四十六条本暂行规定由学院办公室负责解释。

第四十七条本暂行规定自公布之日起施行。

二00五年十一月四日